Kebijakan dan Privasi

PENDAHULUAN

Pemberitahuan Privasi ini menguraikan bagaimana Kantor Perwakilan Nippon Koei Co., Ltd. Jakarta ("Kami") memperoleh, mengumpulkan, menyimpan, mengendalikan, menggunakan, memproses, menganalisis, memperbaiki, memperbarui, menampilkan, memublikasikan, mentransfer, mengungkapkan, dan melindungi Data Pribadi dari semua subjek data. Pemberitahuan Privasi ini berlaku bagi seluruh karyawan, kontraktor, klien, pemasok, mitra, dan individu lainnya ("Anda") yang Data Pribadinya Kami kumpulkan dan proses selama kegiatan bisnis kami berlangsung.

“Data Pribadi” merujuk pada setiap informasi yang berkaitan dengan individu yang teridentifikasi atau dapat diidentifikasi (“Subjek Data”), yang dapat diidentifikasi, secara langsung atau tidak langsung, dengan merujuk pada pengenal seperti nama, nomor identitas, data lokasi, pengenal daring, atau faktor-faktor lain dari individu tersebut, baik secara elektronik maupun non-elektronik.

Pemberitahuan Privasi ini berlaku mulai tanggal [*].

PENGAKUAN DAN PERSETUJUAN

Dengan menyetujui Pemberitahuan Privasi ini, Anda mengakui bahwa Anda telah membaca dan memahami Pemberitahuan Privasi ini serta menyetujui ketentuan-ketentuannya. Secara khusus, Anda setuju dan memberikan persetujuan atas pemrosesan Data Pribadi Anda sesuai dengan Pemberitahuan Privasi ini.

Anda dapat menarik kembali persetujuan atas penggunaan atau pengungkapan Data Pribadi Anda kapan saja dengan menghubungi Kami melalui rincian kontak yang tercantum dalam Pemberitahuan Privasi ini. Setelah menerima permintaan penarikan Anda, kami akan berhenti memproses Data Pribadi Anda. Penarikan persetujuan dapat memengaruhi kemampuan Anda untuk mengakses layanan tertentu atau menerima informasi spesifik dari Kami. Kami dapat menolak permintaan Anda untuk menggunakan hak-hak Anda jika identitas Anda tidak dapat diverifikasi.

NAMA PERUSAHAAN YANG MENANGANI DATA PRIBADI

Nippon Koei., Co., Ltd (Kantor Perwakilan Jakarta)
Jl. Sultan Hasanudin No. 45, Kebayoran Baru
Jakarta 12160, Indonesia

JENIS DATA PRIBADI YANG DIKUMPULKAN

Sejauh diizinkan oleh hukum yang berlaku, Kami dapat memproses, mengumpulkan, menggunakan, menyimpan, dan mentransfer berbagai jenis Data Pribadi mengenai Anda yang telah Kami klasifikasikan sebagai berikut:

1. Data Pribadi Umum

a. Data identitas: Nama, jabatan, posisi, daftar riwayat hidup (CV), atau pengenal pribadi lainnya milik Anda.
b. Data kontak: Alamat email, nomor telepon, alamat surat, dan informasi kontak lainnya yang Anda berikan kepada Kami.
c. Data pembayaran: Rincian rekening bank, informasi pembayaran, dan data lain yang terkait dengan transaksi.
d. Data teknis: Data penelusuran web, alamat IP, informasi perangkat, data lokasi, penggunaan aplikasi, dan informasi teknis lainnya yang dikumpulkan secara otomatis selama interaksi Anda dengan situs web Kami.

2. Data Pribadi Spesifik

Dalam keadaan tertentu, dan hanya jika diizinkan oleh hukum yang berlaku, Kami dapat mengumpulkan Data Pribadi spesifik, seperti informasi kesehatan, data biometrik, dan Data Pribadi spesifik lainnya. Pemrosesan Data Pribadi spesifik akan dilindungi dengan langkah-langkah keamanan yang memadai dan dilakukan dengan cara yang meminimalkan dampak terhadap hak dan kepentingan pribadi Anda.

DASAR HUKUM PEMROSESAN DATA PRIBADI

Dasar hukum bagi Kami untuk memproses Data Pribadi, sesuai dengan hukum yang berlaku di Republik Indonesia, adalah sebagai berikut:

1. Persetujuan

Kami memproses Data Pribadi jika Anda telah memberikan persetujuan Anda untuk satu atau beberapa tujuan tertentu.

2. Kewajiban Kontraktual

Kami memproses Data Pribadi jika diperlukan untuk memenuhi kontrak dengan Anda atau untuk mengambil langkah-langkah atas permintaan Anda sebelum memasuki kontrak.

3. Kewajiban Hukum

Kami memproses Data Pribadi jika diperlukan untuk mematuhi kewajiban hukum Kami berdasarkan hukum yang berlaku.

4. Kepentingan Vital

Kami memproses Data Pribadi jika diperlukan untuk melindungi kepentingan vital Anda atau kepentingan individu lain.

5. Kepentingan yang Sah

Kami memproses Data Pribadi Anda jika diperlukan untuk kepentingan yang sah yang Kami kejar, dengan memastikan bahwa pemrosesan tersebut selaras dengan tujuan, kebutuhan, dan keseimbangan kepentingan, serta bahwa hak dan kebebasan Anda terlindungi secara memadai.

PENGUMPULAN DATA PRIBADI

Data Pribadi Anda dapat dikumpulkan melalui metode berikut:

1. Secara Langsung dari Subjek Data

Kami dapat mengumpulkan Data Pribadi secara langsung dari Anda saat Anda memberikannya kepada Kami, seperti ketika Anda mengajukan pertanyaan, menandatangani kontrak, atau menggunakan layanan Kami.

2. Dari Situs Web Kami

Saat Anda mengunjungi situs web Kami, kami dapat secara otomatis mengumpulkan Data Pribadi tertentu seperti nama, email, nomor ponsel, alamat IP, perilaku penelusuran, informasi perangkat, dan Data Pribadi lainnya.

3. Dari Kegiatan Transaksi

Data pribadi juga dapat dikumpulkan selama transaksi berlangsung, seperti ketika Anda terlibat dalam hubungan komersial apa pun dengan Kami.

4. Dari Afiliasi dan Pihak Ketiga

Kami dapat memperoleh Data Pribadi dari sumber pihak ketiga seperti mitra bisnis, penyedia layanan, dan basis data yang tersedia untuk umum.

TUJUAN PENGUMPULAN DATA PRIBADI

Kami dapat menggunakan Data Pribadi yang dikumpulkan untuk tujuan-tujuan yang tercantum di bawah ini, serta tujuan lain apa pun yang diizinkan oleh hukum yang berlaku.

1. Untuk informasi pribadi yang diperoleh untuk berbagai komunikasi:

a. Untuk menanggapi pertanyaan, korespondensi, dan pendaftaran;
b. Untuk menganalisis dan menggunakan data bagi kepentingan penjualan, kegiatan pemasaran, dan peningkatan bisnis;
c. Untuk memberikan informasi dan layanan purnajual untuk produk dan layanan;
d. Untuk melakukan kegiatan hubungan masyarakat, termasuk memberikan informasi tentang produk dan layanan baru, undangan ke acara dan seminar, serta kegiatan hubungan masyarakat eksternal lainnya; dan
e. Untuk menangani masalah lain yang berkaitan dengan atau terkait dengan hal-hal di atas.

2. Untuk informasi pribadi klien/pelanggan dan mitra bisnis (termasuk pejabat atau karyawan klien/pelanggan):

a. Untuk melaksanakan kewajiban kontraktual dan menggunakan hak kontraktual, termasuk menyediakan dan menerima produk serta layanan;
b. Untuk melaksanakan kegiatan yang diperlukan bagi operasional bisnis, termasuk komunikasi bisnis, rapat, dan menanggapi pertanyaan;
c. Untuk memberikan informasi dan layanan purnajual untuk produk dan layanan;
d. Untuk melakukan kegiatan hubungan masyarakat, termasuk memberikan informasi tentang produk dan layanan baru, undangan ke acara dan seminar, serta kegiatan hubungan masyarakat eksternal lainnya; dan
e. Untuk menanggapi berbagai masalah, termasuk melaksanakan survei kuesioner terkait dengan kegiatan bisnis yang disebutkan di atas.

3. Untuk informasi pribadi yang diperoleh untuk pekerjaan yang dikontrakkan:

a. Untuk melakukan survei, pemrosesan data statistik, analisis dan pencarian fakta, penyusunan dokumen dan laporan yang relevan, dll. untuk pelaksanaan pekerjaan yang dikontrakkan;
b. Untuk melaksanakan survei kuesioner, survei wawancara, dan pertemuan publik sebagai bagian dari pekerjaan yang dikontrakkan; dan
c. Untuk menangani masalah lain yang berkaitan dengan atau terkait dengan pekerjaan yang dikontrakkan.

4. Untuk informasi pribadi pelamar kerja:

a. Untuk menghubungi, menerima lamaran, dan mengadakan seminar/acara/pengarahan perusahaan, terkait dengan proses rekrutmen dan kegiatan perekrutan;
b. Untuk melakukan pekerjaan administratif terkait kegiatan rekrutmen, termasuk seleksi calon karyawan, serta pemberitahuan proses seleksi dan hasilnya kepada pelamar;
c. Untuk memberikan informasi mengenai pemeriksaan kesehatan dan dokumen untuk pekerjaan, serta manajemen ketenagakerjaan setelah perekrutan;
d. Untuk meningkatkan kegiatan rekrutmen dan proses seleksi; dan
e. Untuk menangani masalah administratif lainnya yang berkaitan dengan atau terkait dengan hal-hal di atas.

5. Untuk informasi pribadi mengenai karyawan:

Penanganan informasi pribadi pejabat, karyawan, pekerja yang dikirim oleh agen tenaga kerja sementara, dan individu lain (termasuk pensiunan) yang terlibat atau pernah terlibat dalam operasional Kami harus sesuai dengan Pemberitahuan Privasi ini serta penanganan informasi pribadi karyawan grup yang ditetapkan oleh departemen sumber daya manusia.

6. Untuk informasi pribadi pemegang saham:

a. Untuk melaksanakan berbagai formalitas terkait pelaksanaan hak-hak pemegang saham;
b. Untuk mengelola Rapat Umum Pemegang Saham;
c. Untuk menyampaikan berbagai dokumen;
d. Untuk menyiapkan basis data pemegang saham sesuai dengan hukum yang berlaku; dan
e. Untuk menangani masalah administratif yang berkaitan dengan atau terkait dengan hal-hal di atas.

HAK SUBJEK DATA PRIBADI

Selama kami memiliki atau memproses Data Pribadi Anda, Anda memiliki hak-hak berikut, sesuai dengan hukum yang berlaku:

1. Hak untuk Mendapatkan Informasi

Anda dapat meminta informasi mengenai identitas, dasar hukum, serta tujuan dari permintaan dan penggunaan Data Pribadi Anda.

2. Hak untuk Perbaikan

Anda dapat meminta untuk melengkapi, memperbarui, dan/atau memperbaiki ketidakakuratan dalam Data Pribadi Anda.

3. Hak untuk Mengakses

Anda dapat meminta akses untuk mendapatkan salinan Data Pribadi Anda.

4. Hak untuk Penghapusan

Anda dapat meminta untuk mengakhiri, menghapus, dan/atau memusnahkan Data Pribadi Anda sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

5. Hak untuk Menarik Persetujuan

Anda dapat meminta untuk menarik kembali persetujuan yang telah Anda berikan sebelumnya untuk pemrosesan data kapan saja.

6. Hak untuk Keberatan

Anda dapat meminta untuk mengajukan keberatan terhadap jenis pemrosesan tertentu yang memiliki dampak hukum atau dampak signifikan bagi Anda.

7. Hak untuk Membatasi Pemrosesan

Anda dapat meminta untuk menangguhkan atau membatasi pemrosesan data Anda, secara proporsional dengan tujuan yang dimaksudkan.

8. Hak atas Portabilitas Data.

Anda berhak untuk meminta agar data yang kami simpan mengenai Anda ditransfer ke organisasi lain.

Anda selalu memiliki pilihan untuk tidak membagikan Data Pribadi kepada Kami. Jika Kami telah menerima persetujuan Anda untuk memproses Data Pribadi Anda dan Anda kemudian menarik persetujuan tersebut, Kami akan menghormati pilihan Anda sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Namun, menarik persetujuan Anda bagi Kami untuk menggunakan data Anda atau persetujuan Anda terhadap Pemberitahuan Privasi ini dapat berarti bahwa Kami tidak dapat mengambil tindakan yang diperlukan untuk mencapai Tujuan pemrosesan yang diuraikan dalam Pemberitahuan Privasi ini, dan Anda mungkin tidak lagi dapat menggunakan layanan Kami atau melanjutkan hubungan Anda dengan Kami.

Kami berhak menolak permintaan Anda untuk mengakses, memperbaiki, dan/atau menghapus sebagian atau seluruh Data Pribadi Anda yang Kami simpan atau kendalikan, jika diizinkan atau diwajibkan oleh peraturan perundang-undangan yang berlaku. Hal ini mencakup situasi di mana Data Pribadi tersebut mungkin berisi referensi kepada individu lain atau di mana permintaan untuk akses, perbaikan, atau penghapusan tidak dapat dipenuhi karena alasan yang Kami anggap tidak tepat, seperti adanya kewajiban hukum, kontraktual, atau administratif. Tunduk pada peraturan perundang-undangan yang berlaku, Kami berhak mengenakan biaya administrasi untuk setiap permintaan akses dan/atau perbaikan.

PERIODE RETENSI

Kami tidak akan memproses dan menyimpan Data Pribadi lebih lama dari yang diperlukan untuk tujuan yang tercantum dalam Pemberitahuan Privasi ini atau sebagaimana diwajibkan oleh peraturan perundang-undangan yang berlaku. Setelah berakhirnya periode retensi ini, atau jika Anda memintanya, Kami akan menghapus, memusnahkan, menganonimkan, atau membatasi akses terhadap data tersebut sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Namun, periode retensi ini dapat dilampaui jika kami secara wajar meyakini bahwa hal tersebut diperlukan untuk proses hukum, perpajakan, atau akuntansi, atau jika hal tersebut relevan dengan pengaduan atau litigasi apa pun.

PENGUNGKAPAN DATA PRIBADI KEPADA PIHAK KETIGA

Data Pribadi Anda dapat dibagikan kepada pihak ketiga dan/atau afiliasi Kami, dalam situasi berikut dan keadaan lain yang diizinkan oleh peraturan perundang-undangan yang berlaku:

1. Dalam hal terdapat kewajiban hukum berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku;

2. Jika diperlukan untuk melindungi jiwa, tubuh, atau properti seseorang dan jika sulit untuk memperoleh persetujuan dari orang yang bersangkutan;

3. Jika terdapat kebutuhan khusus untuk meningkatkan kesehatan masyarakat atau mendorong pertumbuhan anak yang sehat, dan jika sulit untuk memperoleh persetujuan dari orang yang bersangkutan; atau

4. Jika diperlukan kerja sama dengan organisasi pemerintah pusat atau pemerintah daerah, atau pihak yang ditunjuk oleh mereka untuk melaksanakan urusan yang ditetapkan oleh hukum yang berlaku, dan jika terdapat kemungkinan bahwa perolehan persetujuan dari orang yang bersangkutan akan mengganggu pelaksanaan urusan tersebut.

Selain itu, Data Pribadi dapat diberikan kepada pihak ketiga seperti perusahaan grup Kami, pemilik proyek, dan mitra usaha patungan sebagaimana diperlukan untuk tujuan bisnis.

Silakan merujuk di sini untuk kantor bisnis dan penjualan perusahaan grup Kami.

Kami mengambil langkah-langkah untuk melindungi Data Pribadi dengan mematuhi peraturan terkait informasi yang seragam di grup Kami.

PERMINTAAN PENGUNGKAPAN DATA PRIBADI

Silakan merujuk ke Hubungi Kami terkait pertanyaan, keluhan, atau permintaan pengungkapan, penangguhan penggunaan, penghapusan, atau hal-hal lain mengenai Data Pribadi yang disimpan.

Kami dapat menolak pengungkapan data dalam hal:

1. Jika identitas pemohon tidak dapat dikonfirmasi, misalnya karena adanya ketidaksesuaian antara nama dan/atau alamat pada formulir permohonan dengan dokumen verifikasi identitas;

2. Jika permohonan diajukan oleh agen namun otoritas perwakilannya tidak dapat dikonfirmasi;

3. Jika entri pada formulir permohonan tidak lengkap;

4. Jika Data Pribadi pemohon tidak disimpan atau Data Pribadi pemohon yang disimpan tidak tunduk pada pengungkapan;

5. Jika pengungkapan dapat membahayakan jiwa, tubuh, properti, atau hak dan kepentingan lain dari pemohon atau pihak ketiga;

6. Jika pengungkapan dapat memberikan pengaruh negatif yang serius terhadap operasional bisnis Kami yang wajar; dan/atau

7. Jika pengungkapan melanggar hukum dan peraturan, atau jika hukum dan peraturan mengizinkan untuk tidak melakukan pengungkapan.

PENGALIHAN DATA PRIBADI KE LUAR INDONESIA

Data Pribadi Anda terutama akan diproses di Indonesia. Namun, jika diperlukan untuk operasional bisnis atau tujuan yang diuraikan dalam Pemberitahuan Privasi ini, data Anda dapat dialihkan lintas negara.

Data Pribadi Anda dapat dialihkan dari negara tempat Anda berada saat menggunakan layanan kami ke negara lain. Kami dapat mengalihkan Data Pribadi Anda kepada perusahaan grup dan anak perusahaan kami sebagaimana diperlukan untuk operasional bisnis dan tujuan yang diuraikan dalam Pemberitahuan Privasi ini.

LANGKAH TEKNIS DAN ORGANISASIONAL

Kami telah menerapkan langkah-langkah berikut untuk pengendalian keamanan Data Pribadi yang disimpan:

1. Langkah Pengendalian Keamanan Organisasional

a. Kami telah menunjuk penanggung jawab di setiap tahapan penanganan Data Pribadi, menetapkan ruang lingkup karyawan yang dapat mengakses Data Pribadi, serta membentuk sistem pelaporan dan respons jika terjadi dugaan atau konfirmasi kebocoran informasi pribadi.

b. Kami meninjau penanganan Data Pribadi secara berkala.

2. Langkah Pengendalian Keamanan bagi Karyawan

a. Kami memberikan pelatihan bagi karyawan dalam pengelolaan informasi, termasuk informasi pribadi.

b. Kami mewajibkan karyawan baru untuk menyerahkan pernyataan tertulis mengenai pengelolaan informasi.

3. Langkah-Langkah Pengendalian Keamanan Fisik

a. Kami mengendalikan akses masuk dan keluar gedung kantor serta ruang kantor di dalamnya, memastikan bahwa semua pintu dan jendela terkunci, serta melakukan patroli di gedung kantor.

b. Kami membatasi pengambilan informasi pribadi yang tidak perlu ke luar perusahaan Kami.

c. Kami telah menerapkan langkah-langkah keamanan terhadap pencurian atau kehilangan perangkat informasi dan media penyimpanan.

4. Langkah-Langkah Pengendalian Keamanan Teknologi

a. Kami memberikan ID dan kata sandi individu kepada setiap karyawan untuk masuk ke jaringan internal dan membatasi ruang lingkup karyawan yang dapat mengakses informasi, termasuk informasi pribadi.

b. Kami telah mengambil langkah-langkah untuk mencegah akses tidak sah ke jaringan internal oleh pihak ketiga, termasuk langkah-langkah terhadap perangkat lunak berbahaya (malware).

MODIFIKASI

Pemberitahuan Privasi ini dapat berubah sewaktu-waktu. Setiap perubahan akan berlaku segera setelah Pemberitahuan Privasi yang telah direvisi dipublikasikan. Harap periksa kembali secara berkala untuk melihat pembaruan atau perubahan pada Pemberitahuan Privasi ini.

HUBUNGI KAMI

Jika Anda memiliki pertanyaan atau keluhan mengenai Pemberitahuan Privasi ini atau jika Anda ingin menggunakan hak Anda terkait Data Pribadi Anda, silakan hubungi Kami melalui detail kontak yang dapat ditemukan di Hubungi Kami.